Travel Agency System

Manual de Inicio Rápido

Guía paso a paso para comenzar a usar el sistema

1 Registro

  1. Ingresa a la dirección del sistema que te proporcionaron
  2. Haz clic en "Registrarse"
  3. Llena los campos: Nombre, Apellido, Correo electrónico y Contraseña
  4. Haz clic en "Registrarse"
Nota: Si ya tienes una cuenta registrada, inicia sesión y continúa en el Paso 2.

2 Configura tu Agencia

Al ingresar por primera vez, el sistema te pedirá los datos de tu agencia:

  1. Nombre de la agencia — El nombre comercial
  2. Teléfono principal — El teléfono de contacto
  3. Email — Correo de la agencia
  4. WhatsApp — Número para que tus clientes te contacten
  5. Dirección — Ciudad, Estado, C.P.
  6. RNT — Tu Registro Nacional de Turismo (opcional)
  7. Logo — Sube el logo de tu agencia

Haz clic en "Registrar mi agencia y comenzar".

¡Listo! Ya tienes acceso a todo el sistema.

3 Crea tus Categorías de Servicio

Las categorías son los tipos de servicio que ofrece tu agencia. Ve al menú lateral → Categorías.

  1. Haz clic en "Nueva Categoría"
  2. Escribe el nombre (ej: "Hoteles", "Tours", "Cruceros", "Vuelos")
  3. Opcionalmente agrega una descripción y un ícono
  4. Haz clic en "Guardar"

Repite para cada tipo de servicio que ofrezcas.

4 Carga tu Catálogo de Servicios

El catálogo son los servicios específicos dentro de cada categoría. Ve al menú → Catálogo.

  1. Haz clic en "Nuevo Servicio"
  2. Llena:
    • Nombre — Ej: "Crown Paradise Club Cancún All Inclusive"
    • Categoría — Selecciona la categoría correspondiente
    • Ubicación — Ej: "Cancún"
    • Link externo — Pega el link de Google Drive con la ficha técnica
  3. Haz clic en "Guardar"

Repite para cada hotel, tour o servicio que manejes.

Ejemplo: Para probar, usa este link de ejemplo como "Link externo" al crear un servicio:
https://travels.softify-tech.com/demo/hotel-ejemplo.pdf
Importante: La carga del catálogo se hace solo una vez. Conforme vayas agregando hoteles, tours y servicios, trabajarás menos porque al hacer cotizaciones y reservaciones solo seleccionas del listado que ya tienes.

5 Registra tu primer Cliente

Ve al menú → Clientes.

  1. Haz clic en "Nuevo Cliente"
  2. Llena: Nombre, Apellido y Teléfono (mínimo)
  3. Opcionalmente: email, dirección, fuente de contacto
  4. Haz clic en "Guardar"
Tip: También puedes crear un cliente rápido desde el formulario de reservación sin salir de la pantalla.

6 Crea tu primera Reservación

Ve al menú → Reservaciones → "Nueva Reservación".

  1. Cliente — Selecciona del listado o crea uno nuevo con el botón "+"
  2. Categoría — Selecciona el tipo (Hotel, Tour, etc.)
  3. Servicio — Selecciona del catálogo (se autocompleta el lugar)
  4. Plataforma — De dónde viene la reserva (ej: "RUTA MAYA", "Bedsonline")
  5. No. de reserva — El número que te da la plataforma
  6. Fechas — Check-in y Check-out
  7. Monto total — El precio total de la reserva
  8. Comisión — Tu ganancia
  9. Fecha límite de pago — Cuándo debe liquidar el cliente
  10. Personas — Haz clic en "Agregar persona" para cada viajero
  11. Requiere autorización de tarjeta — Marca si el cliente pagará con tarjeta

Haz clic en "Crear Reservación".

Registrar un pago/abono:

  1. Entra al detalle de la reservación
  2. En el panel derecho "Registrar pago":
    • Selecciona el método de pago
    • Escribe el monto que pagó el cliente
    • Agrega referencia y descripción
  3. Haz clic en "Registrar pago"

El saldo se actualiza automáticamente.

7 Crea tu primera Cotización

Ve al menú → Cotizaciones → "Nueva Cotización".

  1. Cliente — Nombre del cliente
  2. Destino — Ej: "Cancún"
  3. Adultos / Niños — Cantidad de personas
  4. Fechas — Inicio y fin del viaje
  5. Opciones — Agrega las opciones cotizadas:
    • Selecciona un servicio del catálogo (se autocompleta nombre y link)
    • Pon el precio y descripción/condiciones
    • Haz clic en "Agregar opción" para más alternativas

Haz clic en "Crear Cotización".

Compartir con el cliente:

  1. En el detalle de la cotización verás un link para compartir
  2. Copia el link y envíalo por WhatsApp
  3. El cliente verá las opciones con precios y podrá contactarte

También puedes descargar la cotización como PDF para enviarla.

8 Cotización de Vuelos

Ve al menú → Vuelos → "Nueva Cotización".

  1. Cliente — Nombre
  2. Origen / Destino — Ciudades
  3. Tipo — Sencillo o Redondo
  4. Observaciones — Notas importantes
  5. Opciones — Agrega aerolíneas con tarifa, fechas y precio por persona

Haz clic en "Crear Cotización de Vuelo" y comparte el link.

¡Listo! Ya estás operando.

Con estos pasos ya puedes gestionar clientes, reservaciones y cotizaciones.

Configuración adicional


Métodos de Pago

Ve a Configuración → pestaña "Métodos de Pago".

Configura las comisiones bancarias que manejas (ej: "TDC 3 Meses sin intereses"). El sistema calculará automáticamente cuánto se abona a la reserva después de descontar la comisión bancaria.

Promociones

Ve a Promociones → "Nueva Promoción".

Sube tus ofertas y tours con título, descripción, precio, imagen y PDF con itinerario. Marca como "Destacada" para que aparezca en la portada de tu web.

Certificados

Ve a Configuración → pestaña "Certificados".

Sube tus certificaciones (PDF o imagen) para mostrarlas en tu página web.

Testimonios

Ve a Configuración → pestaña "Testimonios".

Agrega los embeds de Facebook o Google con opiniones de tus clientes.

Redes Sociales

Ve a Configuración → pestaña "Redes Sociales".

Agrega los links de tus redes (Instagram, Facebook, TikTok, etc.)

Carta de Autorización de Tarjeta

Cuando marcas "Requiere autorización de tarjeta" en una reservación:

  1. Comparte el link de la reservación al cliente
  2. El cliente llena sus datos de tarjeta, sube su INE y firma digitalmente
  3. Tú descargas el PDF de la carta de autorización desde el detalle de la reserva

Formulario de Cotización (compartible)

Tu agencia tiene un formulario público donde las personas pueden solicitar cotización. Es un link que puedes poner en redes sociales, bio de Instagram, publicaciones de Facebook, etc.

Para obtener tu link:

  1. Ve a Configuración
  2. Al inicio verás tu link de formulario de cotización
  3. Cópialo y compártelo donde quieras

Cuando alguien llene el formulario, te aparecerá en el Dashboard como "Solicitud de cotización pendiente" con su nombre, teléfono (link directo a WhatsApp) y destino. Puedes marcarla como atendida o eliminarla.

Tip: Ideal para captar clientes en la madrugada o fines de semana cuando no estás disponible.

Comisiones a Vendedores

Ve a Comisiones para asignar y dar seguimiento a las comisiones de tu equipo.

Reporte de Ingresos

Ve a Ingresos para ver todos los pagos recibidos con filtros por fecha y tipo.

Usuarios

Ve a Usuarios para agregar más personas a tu equipo con roles:

  • Administrador — Acceso total
  • Supervisor — Acceso a todo excepto configuración
  • Vendedor — Acceso operativo